Xã Phước Chánh tăng cường thực hiện chữ ký số, phấn đấu đạt 100% văn bản điện tử được ký số đúng quy định

Thực hiện Công văn số 7084/SNV-CCHC&VTLT ngày 22/7/2026 của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng về tăng cường thực hiện chữ ký số và hướng dẫn thống kê, khắc phục lỗi chữ ký số, Phòng Văn hóa - Xã hội xã Phước Chánh đã ban hành văn bản hướng dẫn gửi Văn phòng HĐND và UBND xã, Phòng Kinh tế, Trung tâm Phục vụ hành chính công, các trường học, Trạm Y tế cùng các cơ quan, đơn vị đang sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành thành phố để triển khai thực hiện đồng bộ. Xem chi tiết nội dung Công văn tại đây:

Theo đó, các cơ quan, đơn vị được yêu cầu thực hiện ký số đầy đủ đối với 100% văn bản điện tử thuộc diện phải ký số trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành; đồng thời bảo đảm văn bản có đầy đủ chữ ký số cá nhân của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan theo đúng quy trình ban hành văn bản. Đối với văn bản đến bằng giấy, phải thực hiện quét, cập nhật và ký số cơ quan trước khi chuyển xử lý, bảo đảm hồ sơ điện tử đầy đủ, rõ nét và chính xác.

Văn bản cũng nhấn mạnh việc không sử dụng ảnh chữ ký hoặc bản scan thay thế chữ ký số, không thực hiện ký số ngoài hệ thống rồi tải lại lên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, trừ trường hợp được cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn theo quy trình chuyên biệt. Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm về tỷ lệ ký số cũng như tính chính xác của dữ liệu thuộc phạm vi quản lý.

Đối với lãnh đạo và người được giao thẩm quyền ký, việc ký số phải được thực hiện trực tiếp trong quy trình xử lý văn bản trên hệ thống và kiểm tra trạng thái xác thực trước khi phát hành. Đối với bộ phận văn thư, văn bản đến và văn bản đi phải được xử lý, ký số và phát hành đúng quy trình; thường xuyên kiểm tra các văn bản chưa đủ chữ ký số hoặc chưa được xác thực để kịp thời khắc phục. Cán bộ phụ trách kỹ thuật cần rà soát cấu hình chữ ký số, xử lý các lỗi liên quan đến lược đồ ký RSASSA-PSS và thực hiện đúng quy trình đối với văn bản từ hệ thống iGate hoặc các hệ thống bên ngoài.

Bên cạnh đó, các cơ quan, đơn vị phải tổ chức rà soát, thống kê tình hình sử dụng chữ ký số, lập phiếu tổng hợp kết quả và gửi về Phòng Văn hóa - Xã hội trước ngày 12/8/2026. Sau đợt rà soát đầu tiên, việc kiểm tra, đối chiếu số liệu sẽ được duy trì hằng tuần nhằm kịp thời phát hiện, xử lý các lỗi phát sinh và bảo đảm dữ liệu đồng bộ với Cổng theo dõi tiến độ số hóa của thành phố.

Việc triển khai đồng bộ các giải pháp tăng cường chữ ký số không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành, bảo đảm tính pháp lý của văn bản điện tử mà còn thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong hoạt động của chính quyền địa phương, hướng tới mục tiêu xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp và phục vụ người dân, doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.